Bordro nedir, nasıl hazırlanır? İşverenler için rehber
Bordro nedir, nasıl hazırlanır ve brütten nete maaş nasıl hesaplanır? SGK primi, gelir vergisi, damga vergisi kesintileri ve ücret pusulası sade bir dille.
Bir işletmede ilk çalışan işe alındığı andan itibaren her ay tekrarlanan bir iş başlar: bordro. Bu yazıda bordronun ne olduğunu, içinde hangi kalemlerin bulunduğunu ve aylık bordro sürecinin adım adım nasıl yürüdüğünü genel hatlarıyla anlatıyoruz.
Bordro nedir?
Bordro (ücret bordrosu), işverenin belirli bir dönemde (genellikle bir ay) çalışanlarına tahakkuk ettirdiği ücretleri, bu ücretlerden yapılan yasal ve özel kesintileri ve sonunda çalışana net olarak ödenecek tutarı gösteren belgedir. Vergi Usul Kanunu, ücret ödeyen işverenlerin ücret bordrosu tutmasını düzenler; bordro aynı zamanda SGK ve vergi bildirimlerinin de temel veri kaynağıdır.
Kısacası bordro yalnızca “maaş listesi” değildir: işverenin vergi ve sosyal güvenlik yükümlülüklerinin doğru yerine getirildiğini gösteren resmî bir kayıttır.
Bordroda hangi bilgiler yer alır?
Bir bordroda genellikle şu bilgiler bulunur:
- Çalışanın kimlik bilgileri, görevi ve işe giriş tarihi
- Dönem içinde çalışılan gün sayısı ve SGK prim günü
- Brüt ücret ve ek ödemeler (fazla mesai, prim, ikramiye, yan haklar)
- SGK işçi payı ve işsizlik sigortası işçi payı
- Gelir vergisi matrahı, kümülatif matrah ve hesaplanan gelir vergisi
- Damga vergisi
- Uygulanan istisnalar ve diğer kesintiler (avans, icra, BES vb.)
- Net ödenecek tutar
Brütten nete: bordro nasıl hesaplanır?
Bordro hesaplamanın mantığı brüt ücretten başlayıp yasal kesintileri düşerek net ücrete ulaşmaktır. Oranlar ve tutarlar her yıl değişebildiği için burada rakam vermiyor, yalnızca hesaplamanın sırasını anlatıyoruz.
İşçiden yapılan kesintiler
- SGK işçi payı: Prime esas kazanç üzerinden hesaplanır. Prime esas kazancın alt ve üst sınırı (taban ve tavan) mevzuatla belirlenir.
- İşsizlik sigortası işçi payı: Yine prime esas kazanç üzerinden hesaplanır.
- Gelir vergisi: Brüt ücretten SGK ve işsizlik işçi payları düşülerek gelir vergisi matrahı bulunur. Vergi, yıl başından itibaren biriken kümülatif matrah üzerinden artan oranlı tarifeye göre hesaplanır; bu nedenle yıl içinde vergi dilimi değiştikçe net ücret değişebilir.
- Damga vergisi: Brüt ücret üzerinden hesaplanır.
- Asgari ücret istisnası: Ücretin asgari ücrete isabet eden kısmı için gelir vergisi ve damga vergisi istisnası uygulanır; istisna tutarı hesaplamada ayrıca dikkate alınır.
Bunlara ek olarak varsa avans, icra kesintisi veya otomatik katılım kapsamındaki BES katkı payı gibi kesintiler de düşülür.
İşveren maliyeti
Çalışanın eline geçen net tutar ile işverenin toplam maliyeti aynı değildir. İşveren, brüt ücretin üzerine SGK işveren payı ve işsizlik sigortası işveren payı öder. Yararlanılabilecek SGK teşvikleri bu maliyeti azaltabilir; bu nedenle teşviklerin düzenli kontrol edilmesi önemlidir.
Bordro hazırlama adımları (aylık süreç)
- Puantajı kesinleştirin: Çalışılan günler, yıllık izin, raporlu günler, ücretsiz izin ve fazla mesai kayıtlarını toplayın.
- Değişiklikleri işleyin: Ay içindeki işe giriş, işten çıkış, ücret artışı ve prim gibi değişiklikleri girin.
- Brüt ve kesintileri hesaplayın: Yukarıdaki sırayla brütten nete hesaplama yapın.
- Kontrol ve onay: Bir önceki ayla karşılaştırma yapın, olağan dışı farkları inceleyin.
- Ödeme: Net ücretleri ödeme listesine göre çalışanlara aktarın.
- Bildirimler: Vergi ve SGK verileri muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile bildirilir.
- Arşiv: Bordro, ücret pusulaları ve dayanak belgeleri düzenli şekilde saklayın.
Ücret pusulası ile bordro aynı şey mi?
Hayır. Bordro, işyerindeki tüm çalışanların ücret hesaplarını gösteren toplu kayıttır. Ücret hesap pusulası ise her çalışana ayrı ayrı verilen, o çalışanın ücretinin nasıl hesaplandığını gösteren belgedir. 4857 sayılı İş Kanunu, işverenin ücret ödemelerinde çalışana ücret hesap pusulası vermesini öngörür.
Sık yapılan bordro hataları
- Puantajın geç veya eksik gelmesi nedeniyle yanlış gün hesabı
- Kümülatif gelir vergisi matrahının işe giriş-çıkışlarda yanlış devralınması
- Eksik gün nedenlerinin hatalı bildirilmesi
- Uygun olunan bir SGK teşvikinin gözden kaçması
- Yıl başında güncellenen parametrelerin (taban, tavan, istisnalar) sisteme geç girilmesi
Bordroyu dışarıdan (outsource) yaptırmak
Bordro; mevzuat takibi, düzenli kontrol ve gizlilik gerektiren bir iştir. Birçok işletme bu nedenle bordro sürecini uzman bir ekibe devreder. Turkuaz Payroll olarak bordro hesaplama hizmetimizde puantajdan ücret pusulasına kadar süreci yönetiyor, beyanname gönderimini anlaşmalı SMMM iş ortağımızla yapıyoruz.
Güncel mevzuatı kontrol edin: Prim oranları, vergi tarifesi, asgari ücret ve prime esas kazanç sınırları dönemsel olarak değişir. Bu yazıda bilinçli olarak oran ve tutar verilmemiştir; hesaplama yapmadan önce SGK, Gelir İdaresi Başkanlığı ve Resmî Gazete’deki güncel düzenlemeleri kontrol edin.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki ya da mali danışmanlık yerine geçmez. Oranlar, tutarlar ve süreler değişebilir; uygulamadan önce güncel mevzuatı kontrol edin veya bir mali müşavire danışın.