KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Turkuaz Payroll markasıyla faaliyet gösteren [ŞİRKET UNVANI] (“Şirket”, “biz”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, aşağıda açıklanan kişisel veriler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

2. Bu metnin kapsamı ve rolümüz

Bu metin; web sitemizi (turkuazpayroll.com) ziyaret edenlerin, teklif ve bilgi talebinde bulunanların, bize e-posta veya diğer kanallardan yazanların ve müşterilerimizin ya da tedarikçilerimizin yetkili/çalışanlarının kişisel verilerini kapsar. Bu veriler bakımından veri sorumlusuyuz.

Bordro, SGK ve ilgili hizmetler kapsamında müşterilerimizin (işverenlerin) çalışanlarına ait kişisel verileri ise müşterimiz adına ve onun talimatları doğrultusunda işleriz. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili işverendir; biz KVKK m.3 anlamında veri işleyen konumundayız. Bu verilere ilişkin aydınlatma yükümlülüğü işverene aittir ve işveren çalışanları, KVKK m.11 kapsamındaki taleplerini öncelikle işverenlerine iletmelidir. Bize ulaşan bu tür talepleri gecikmeksizin ilgili işverene iletir ve yanıtlanmasında işverene destek oluruz. Ayrıntılar için Gizlilik Politikası’na bakınız.

3. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Kimlik: ad, soyad.
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, şirket adı, unvan/görev.
• Müşteri işlem: talep ve mesaj içeriği, çalışan sayısı aralığı, ilgilenilen hizmetler, yazışma geçmişi, teklif ve sözleşme süreçlerine ilişkin bilgiler.
• İşlem güvenliği: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, erişim tarihi ve saati gibi teknik kayıtlar (barındırma ve güvenlik altyapısı tarafından tutulur).
• Tercih bilgisi: sitede elle seçtiğiniz dil (bkz. Çerez Politikası).

İletişim kanallarımız üzerinden sağlık, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel verilerinizi veya çalışanlarınıza ait kişisel verileri paylaşmamanızı rica ederiz. Hizmet ilişkisi kurulduktan sonra çalışan verileri yalnızca sözleşmede belirlenen güvenli kanallar üzerinden alınır.

4. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Teklif, bilgi ve görüşme taleplerinizin alınması, değerlendirilmesi ve yanıtlanması,
• Sözleşme öncesi görüşmelerin yürütülmesi, sözleşmenin kurulması ve ifası, müşteri ilişkilerinin yönetimi,
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve taleplerinizin takibi,
• Web sitesinin işletilmesi, dil tercihinizin hatırlanması, bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi,
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum ve kuruluşların bilgi taleplerinin karşılanması,
• Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması.

5. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2’de sayılan şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (teklif talepleri, sözleşme süreci, müşteri ilişkisi),
• (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (ör. vergi ve ticaret mevzuatı kapsamındaki saklama yükümlülükleri, yetkili makam talepleri),
• (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması (ör. site ve bilgi güvenliği, taleplerin takibi, dil tercihinin hatırlanması).

Şu anda ticari elektronik ileti (pazarlama e-postası/SMS) göndermiyoruz. İleride gönderilmesi halinde bu işlem yalnızca KVKK m.5/1 uyarınca açık rızanıza ve 6563 sayılı Kanun kapsamındaki onayınıza dayanılarak yapılacaktır.

6. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; web sitemizdeki formlar, e-posta, telefon ve mesajlaşma uygulamaları gibi kanallardan sizin tarafınızdan iletilmesiyle ve web sitemizin kullanımı sırasında barındırma/güvenlik altyapısı ile çerez ve yerel depolama teknolojileri aracılığıyla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır.

7. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK m.8 ve m.9’a uygun şekilde şu alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: kanuni yükümlülük veya talep halinde,
• Hizmet aldığımız danışmanlar: hukuk, mali müşavirlik ve denetim hizmeti aldığımız kişi ve kuruluşlar (gizlilik yükümlülüğü altında),
• İş ortakları: müşteri ilişkisi kurulması halinde beyannamelerin gönderilmesi için anlaşmalı SMMM iş ortağımız,
• Hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler): web sitesi barındırma, içerik dağıtım ağı ve güvenlik hizmeti sağlayıcımız Cloudflare, Inc. (ABD) ile e-posta altyapısı sağlayıcıları.

Bu hizmet sağlayıcılarından bazılarının sunucuları yurt dışında bulunduğundan, verileriniz yurt dışına aktarılabilir. Yurt dışına aktarım KVKK m.9 uyarınca; yeterlilik kararı bulunmaması halinde Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeler gibi uygun güvencelerden biri sağlanarak ve gerekli bildirimler yapılarak gerçekleştirilir.

8. Saklama süresi

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca saklanır. Sözleşmeye dönüşmeyen teklif ve iletişim talepleri, talebin sonuçlanmasından itibaren en fazla 2 yıl; sözleşme ilişkisi kapsamındaki kayıtlar ise ilgili mevzuatta (ör. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu) öngörülen süreler boyunca saklanır.

Süre sona erdiğinde veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca ilk periyodik imha işleminde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız

Kişisel verilerinize ilişkin olarak:

• (a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• (b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• (c) İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• (ç) Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• (d) Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• (e) KVKK m.7’de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• (g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• (ğ) Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; yazılı olarak [ŞİRKET MERKEZ ADRESİ] adresine, kayıtlı elektronik posta (KEP) ile [KEP ADRESİ] adresine, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden privacy@turkuazpayroll.com adresine iletebilirsiniz.

Başvurunuzda ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ile pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon numarası ve talep konusunun bulunması gerekir.

Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde KVKK m.14 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.